Un cliente che non paga è una situazione frequente, ma non per questo va gestita d'istinto. Esiste una sequenza precisa di passi che massimizza le probabilità di incasso e riduce costi e tempi. Eccola.
1. Verificare prima di sollecitare
Prima di scrivere al cliente, controlla che il credito sia solido: la fattura è stata emessa correttamente e ricevuta? La prestazione è documentata (ordine, DDT, verbale, email di conferma)? Ci sono contestazioni aperte? Un sollecito su un credito contestabile indebolisce la tua posizione. È anche il momento di verificare i termini di prescrizione.
2. Il sollecito cordiale
Il primo contatto è una cortesia: un promemoria scritto, con gli estremi della fattura e una nuova data di pagamento ravvicinata. Spesso il ritardo è dovuto a disorganizzazione, non a cattiva volontà. Un tono professionale mantiene il rapporto e crea la prima traccia scritta.
3. La diffida e la costituzione in mora
Se il sollecito non produce effetti, si passa alla lettera di diffida e costituzione in mora, inviata a mezzo PEC o raccomandata A/R. La lettera indica l'importo dovuto (capitale, interessi, eventuali spese), assegna un termine perentorio e avverte delle conseguenze in caso di inadempimento. Ha effetti giuridici precisi: interrompe la prescrizione e, nei rapporti tra privati, fa decorrere gli interessi di mora. Nei rapporti tra imprese gli interessi decorrono già automaticamente dalla scadenza (D.Lgs. 231/2002), ma la diffida resta il passaggio che formalizza la richiesta.
4. La negoziazione
La diffida apre quasi sempre un dialogo. È qui che un professionista fa la differenza: valutare la reale capacità di pagamento del debitore, proporre un piano di rientro con garanzie e clausole di decadenza dal beneficio del termine, oppure un saldo e stralcio quando conviene chiudere subito. Ogni accordo deve essere scritto e, quando possibile, accompagnato da un riconoscimento di debito.
5. La fase giudiziale
Se il debitore non collabora, con una documentazione idonea (fatture accompagnate dall'estratto delle scritture contabili, contratti, riconoscimenti di debito) l'avvocato può chiedere un decreto ingiuntivo. Ottenuto il titolo, si procede con precetto e pignoramento. Prima di questo passo, però, conviene sempre verificare che il debitore abbia beni o redditi aggredibili: un titolo contro un debitore nullatenente è un costo, non un incasso.
Il recupero migliore è quello che si chiude alla fase tre. Il secondo migliore è quello che arriva alla fase cinque con il fascicolo già pronto.
Quanto tempo serve?
Le fasi da uno a quattro richiedono in genere da poche settimane a due mesi. La fase giudiziale dipende dal tribunale e dalla presenza o meno di opposizione. Per questo la preparazione iniziale — documenti in ordine, controparte analizzata — è il vero acceleratore.
